Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk

Elevantro, gevestigd in België, beheerd door Bo Van Meervenne. Vragen over privacy stuur je naar bo@elevantro.com.

Voor de accounts van onze klanten en hun gebruikers is Elevantro verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van leads en prospects die een klant via zijn campagnes verwerkt, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Elevantro die gegevens in zijn opdracht.

Welke gegevens het portaal verwerkt

• Je account: naam, e-mailadres en de klant waartoe je toegang hebt.
• Campagnegegevens van de klant: leads en prospects (naam, zakelijk e-mailadres, functie, bedrijf, LinkedIn-profiel), hun reacties en de gesprekken daarover, overgenomen uit de tools die de klant gebruikt (ClickUp, Instantly, HeyReach, Google Sheets).
• Inhoud die je zelf in het portaal zet: antwoorden aan leads, notities en opmerkingen.
• Inloggegevens van gekoppelde tools en mailboxen, altijd versleuteld bewaard (AES-256-GCM).
• Technische gegevens: foutmeldingen (Sentry) en, alleen als je daarvoor toestemming geeft, gebruiksstatistieken (PostHog).

Je mailbox koppelen via Google

Een klant kan zijn zakelijke mailbox koppelen, zodat een antwoord aan een lead vanuit het portaal vertrekt vanaf zijn eigen adres. Wie dat via Google doet, geeft het portaal toestemming voor precies drie dingen:

• openid en e-mailadres: om te controleren dat het account waarmee je je aanmeldt ook het adres is dat je opgaf.
• gmail.send: om een antwoord te versturen dat je zelf in het portaal schreef en zelf verstuurde. Het portaal verstuurt nooit iets zonder dat je op Versturen drukt.

Wat het portaal met Google-gegevens doet, en niet doet

• Het portaal leest je mailbox niet. Het heeft geen toegang tot je inbox, je andere mails, je contacten of je agenda.
• Het bewaart alleen je e-mailadres, een versleutelde toegangssleutel van Google en de antwoorden die je zelf vanuit het portaal verstuurde, zodat je gesprek met de lead compleet blijft.
• Wat het portaal van Google ontvangt (je e-mailadres en de toegangssleutel) wordt niet verkocht, niet gebruikt voor reclame, niet gedeeld met derden behalve om de dienst te leveren, en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Ze gaan ook niet naar een AI-model.
• Mensen bij Elevantro lezen ze niet, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, als het nodig is voor beveiliging of als de wet het vereist.
• Het gebruik en de overdracht van informatie die Elevantro van Google API's ontvangt, volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Toegang intrekken

Je kan de koppeling op elk moment verbreken via Account in het portaal (Ontkoppelen). Ontkoppelen verwijdert de opgeslagen toegangssleutel. Je kan de toegang ook intrekken in je Google-account, onder Beveiliging, Apps en services van derden; de sleutel werkt dan niet meer en het portaal verstuurt niets meer namens jou.

Waar de gegevens staan en wie ze verwerkt

De gegevens staan in de Europese Unie: de database bij Supabase (Frankfurt) en de applicatie bij Vercel (Frankfurt). Elevantro werkt met deze subverwerkers: Supabase (database, aanmelden, opslag), Vercel (hosting), Inngest (geplande taken), Upstash (beveiliging tegen misbruik), Resend (e-mails van het portaal), Sentry (foutmeldingen) en PostHog (gebruiksstatistieken, enkel met toestemming). Daarnaast de tools die de klant zelf koppelt: ClickUp, Instantly, HeyReach en Google.

Binnenkomende reacties van leads worden met een AI-model (Anthropic) als positief of negatief ingedeeld. Dat gebeurt met reacties uit de outreach-tools van de klant, nooit met gegevens uit een gekoppelde Google-mailbox.

Hoe lang gegevens bewaard worden

Zolang de samenwerking met de klant loopt. Na het einde worden de gegevens van de klant binnen 30 dagen gewist, tenzij de klant eerst een export vraagt of de wet langer bewaren vereist. Oudere back-ups kunnen die gegevens nog een tijd bevatten; op verzoek verwijderen we ze daar ook. Een anoniem overzicht van de resultaten, zonder persoonsgegevens, kan bewaard blijven.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Stuur je vraag naar bo@elevantro.com. Ben je een lead van een van onze klanten, dan kan je je ook rechtstreeks tot die klant richten. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

Als dit beleid verandert, staat de nieuwe versie op deze pagina, met de datum bovenaan.